12 Minuten

Effektive Bestandsverwaltung | So bleibst Du mit Deinem Online-Shop am Ball!

Chris Grundy
23.08.2017

In der Anfangsphase machen sich Unternehmensgründer und Online-Händler meist keine Gedanken darüber, zu viele Bestellungen bearbeiten zu müssen. Demzufolge ist eine effektive Bestandsverwaltung nicht unbedingt im Zentrum ihres Interesses. Verkäufer konzentrieren sich meist auf andere Verkaufsbereiche und versuchen zunächst diese zu optimieren.

Der Fokus richtet sich daher zunächst auf marketingtechnische Aspekte, wie beispielsweise die Präsentation der einzelnen Produkte und des Shops. Hierzu zählt unter anderem die Suchmaschinenoptimierung der Produktbeschreibungen und Titel, exzellente Fotos, sowie die ideale Preiskalkulation. Hilfreiche Tipps, wie Du die Sales mithilfe eines hervorragenden Amazon-SEO steigerst, erfährst Du in unseren anderen Artikeln.

Behalte den Überblick!

Wurden die grundlegenden Marketingmaßnahmen und Optimierungen vorgenommen, sollten die Nachfrage steigen. Dies kann manchmal überraschend schnell passieren, sodass die Verkäufer nicht entsprechend auf die eingehenden Bestellungen vorbereitet sind. Insbesondere Händler, die handgefertigte Produkten auf Elsy oder DaWanda anbieten, geraten bei einer erhöhten Nachfrage ins Schleudern. Gerade in dieser Phase heißt es, den Überblick zu behalten und am Ball bleiben. Und mal ehrlich – kaum ein Verkäufer betrachtet die Bestandsverwaltung als angenehmen Prozess des Online-Handels. Wer möchte schon einzelne Artikel im Regal zählen und diese akribisch genau notieren.

Allerdings ist eine effektive Bestandsverwaltung Gold wert! Sobald Du einige Prozesse automatisiert und standardisiert hast, wirst Du sehen, dass eine effektive Bestandsverwaltung Deinen gesamten Verkaufsprozess vereinfacht. Um jene Automatisierung durchzuführen, stehen Dir unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung – seien es softwarebasierte Lösungen oder vereinfachte Arbeitsweisen. Eine gut strukturierte und organisierte Bestandsverwaltung wird zu einem schnelleren Versandverfahren und somit auch zu einer stressfreieren Unternehmensführung beitragen.

In unserem aktuellen Artikel wird erläutert, warum eine optimale Bestandsverwaltung notwendig ist. Gleichzeitig stellen wir verschiedene Herangehensweisen und Software-Lösungen für eine effektivere Bestandsverwaltung vor.

Was versteht man unter Bestandsverwaltung?

Spricht man von der Bestandsverwaltung, dann ist eine lückenlose digitale oder analoge Aufzeichnung aller Bestandsbewegungen gemeint. Durch die Bestandsverwaltung kann zu jeder Zeit festgestellt werden, wo, wie viel und was geliefert wurde. Demzufolge gibt die Bestandsverwaltung stets Antworten auf die folgenden Fragen:

  • Wohin wurde die Ware geliefert und von wo (Lagerort)?
  • Wie viel wurde geliefert?
  • Was wurde geliefert?

Führt man lediglich einen kleinen Versandhandel können jene wesentlichen Fragen der Bestandsverwaltung ohne komplexe Software geklärt werden. Um bei der Automatisierung spezieller Verkaufsprozesse auch bei großen Liefermengen den Überblick zu behalten, reicht ein eigens entwickeltes Handlungssystem mit routinierten Abläufen und standardmäßig vorinstallierten Software meist nicht mehr aus. Desto komplexer die Verkaufsprozesse hinsichtlich Versand, Lagerort und Zollbestimmungen werden, umso mehr Faktoren müssen bei der Bestandsverwaltung berücksichtigt werden. Der Erwerb einer leistungsstarken Software kann daher eine lohnenswerte Investition sein, da nur sie diesem Anspruch gerecht wird.

Schnell verliert man den Überblick bei sehr großen Bestellmengen, sodass die Software unumgänglich ist. Sie hat immer den Überblick über die Waren, die momentan bewegt oder gesperrt sind und nimmt jegliche Bestandskorrekturen automatisch vor. Ebenso vermerkt die Software Vorbestellungen, Umlagerungen und Retouren. Bei der Bestandsverwaltung wird dabei zwischen physischem Bestand, Buchbestand, Inventurbestand, Sicherheitsbestand, Höchstbestand und verfügbarem Bestand unterschieden.

Der physische Bestand ist der allgemeine Vorrat an Waren, der zu einem bestimmten Zeitpunkt vorhanden ist. Der Buchbestand entspricht dem in der Buchführung vorhandenen Sollbestand; der Inventurbestand ist der Warenbestand bei Jahresabschluss. Als Untergrenze des verfügbaren Bestands gilt der Sicherheitsbestand, wohingegen der Höchstbestand die Obergrenze ist.  

Warum sich eine effektive Bestandsverwaltung lohnt

Dass eine effektive Bestandsverwaltung durch automatisierte und standardisierte Verkaufs- und Arbeitsprozesses den Online-Handel ungemein erleichtert, ist nur einer der vielen Vorteile. Wer Zeit in eine optimale Bestandsverwaltung investiert, wird auch mit zufriedenen Kunden und somit höheren Verkaufszahlen belohnt. Durch reibungslose Abläufe und aktuelle Lagerbestände erhalten die Kunden Ihre Waren immer schnellstmöglich und rechtzeitig. Wer möchte schon gerne längere Zeit auf seinen bestellten Artikel warten.

Ist der Artikel nicht im Bestand verfügbar, ist es noch tragischer, denn in diesem Fall schauen sich die Kunden meist lieber in einem anderen Shop um, als lange auf die Nachbestellung zu warten. Insbesondere bei Stammkunden, die Produkte erneut kaufen möchten, läuft man Gefahr diese an die Konkurrenz zu verlieren. Eine akkurate Bestandsverwaltung mit kontinuierlich verfügbaren Beständen trägt demzufolge dazu bei, dass die Stammkundschaft bleibt und Neukunden geworben werden können.

Eine optimale Bestandsverwaltung gibt Dir darüber hinaus auch einen Überblick, welche Artikel mit hohen Stückzahlen vorhanden sind. Dies ist relevant, wenn Du anlässlich der Feiertage oder anderen Events spezifische Verkaufsaktionen starten möchtest. Durch saisonale Verkaufskampagnen kannst Du auf Deinen Shop aufmerksam machen und für Deine Produkte werben. Somit ist eine optimale Bestandsverwaltung hilfreich für die Planung von Marketingkampagnen.

Eine effektive Bestandsverwaltung gibt Verkäufern auch Einblicke in Verkaufstrends, denn anhand des vorhandenen Bestands kann berechnet werden, welche Produkte sich besonders gut verkaufen. Ferner kann sich der Online-Händler besser auf einen Engpass einstellen und Waren immer rechtzeitig nachbestellen. Bei größeren Lagerbeständen wird es besonders schwer den Überblick zu behalten, daher ist die Bestandsverwaltung auch notwendig, um zu erkennen, ob Artikel verloren gehen.

Jeder gewerbliche Verkäufer ist dazu verpflichtet Einnahmen ordnungsgemäß beim Finanzamt anzuzeigen und, in Abstimmung mit den rechtlichen Bestimmungen, zu versteuern. Eine gewissenhaft durchgeführte Bestandsverwaltung während des Jahres beschleunigt die Inventur bei Jahresabschluss ungemein und spart Verkäufern somit kostbare Zeit, welche sie wiederum sinnvoller nutzen können.  

Tipps für die Bestandsverwaltung Deines Online-Shops

Vorrat: Egal, ob Du industriell hergestellte Waren oder selbst gemachte Produkte in Deinem Online-Shop verkaufst, sorge dafür, dass Du immer genügend Vorrat auf Lager hast. Bei selbst gefertigten Artikeln kann der Produktionsprozess beschleunigt und vereinfacht werden, indem Stoffe und benötigte Materialien vorab bestellt und zugeschnitten werden. Somit liegt eine ausreichende Menge der gewünschten Muster bei der Bestellung bereit. Je nach Angebot können die Artikel auch vorab vollständig produziert und bereitgelegt werden. Bietet man jedoch Sonderanfertigungen an, sollte man möglicherweise andere Versand- und Arbeitsschritte standardisieren.  

Kundenkontakt: Herrschen einmal Engpässe sollte man den Kunden unmittelbar darüber in Kenntnis setzen. Insbesondere bei handgefertigten Produkten solltest Du sofort mit dem Kunden in Kontakt treten, um ihn über Engpässe oder Lieferzeiten in Kenntnis zu setzen. Da es sich um ein Unikat handelt, sollte er dafür Verständnis zeigen. Sollten spezielle Materialien oder ein Artikel ausverkauft sein, ist es sinnvoll den Artikel aus der Liste zu entfernen oder den Engpass anzuzeigen.

Systematik: Einige Arbeits-, Produktions- und Logistikprozesse können mit Sicherheit standardisiert und automatisiert werden. Ein gut organisiertes Bestandssystem spart einerseits kostbare Zeit und vereinfacht andererseits den Handel. Beispielsweise sortierte eine Etsy-Verkäuferin Ihre Stoffkollektion alphabetisch nach Namen, um die benötigten Stoffe schneller griffbereit zu haben. Ebenso können industriell hergestellte Artikel mit Namen oder Nummern versehen und anschließend alphabetisch oder numerisch geordnet werden.

Arbeitsplatz: Neben einzelnen Arbeitsschritten können auch der Arbeitsplatz und die Materialien optimiert werden, um zeitsparender und effektiver zu kreieren, produzieren und arbeiten.

Ordnung von Anfang an. Bestandsverwaltung von Anfang an. Warte nicht bis alles aus dem Ruder läuft und Du keinen Überblick mehr über Deinen aktuellen Bestand hast, sondern beginne mit der Bestandsverwaltung vom ersten Tag an. Ob Du den Überblick mit einer Software oder mit einem eigen entwickelten System behalten möchtest, ist dabei dir überlassen!

Tools und Software für die Bestandsverwaltung

Um auch in den geschäftigen Phasen Bestellungen zeitig zu liefern und den Überblick zu behalten, kann die Einrichtung eines Systems für die Bestandsverwaltung sinnvoll sein. Die Software hilft Dir dabei vorausschauend zu planen und somit auf die steigende Nachfrage vorbereitet zu sein. Software für die Bestandsverwaltung eignet sich besonders bei großen Mengen mit vielen Bestandsveränderungen, einem schwankenden Bedarf und einer aufwendigen Inventur. Die gängigen Tools für die Bestandsverwaltung verfügen über unterschiedliche Basis- und Zusatzfunktionen. Ob man diese zusätzlichen Funktionen wirklich benötigt, ist abhängig von der Größe des Lagerbestands und den verkauften Produkten.

Zu den Basisfunktionen einer Software für die Bestandsverwaltung zählen:

  • Die zentrale Bestandserfassung (Erfassung aller Bestände)
  • Hinweise auf Engpässe (Höchstbestand, Meldebestand, Mindestbestand)
  • Die Inventurhilfe

Spezialfunktionen sind:

  • Die intelligenten Bedarfsprognosen (saisonale Artikel, beliebte Artikel)
  • Die automatische Lagerbestandsauffüllung
  • Kennzahlenanalyse einzelner Artikel

Die Software für die Bestandsverwaltung kann Dir viel Arbeit bei der Verwaltung und Nachbestellung von Waren ersparen. Das hilfreiche Tool vermeidet somit unnötige Kosten, senkt Ausgaben und spart kostbare Zeit. Als einziger Nachteil einer Software für die Bestandsverwaltung wird meist der Kostenfaktor genannt. Es gibt sie als Teil einer Suite oder als eigenständiges leistungsfähiges Spezialprogramm. Kaufst Du eine Suite, dann erhältst Du gleichzeitig weiterer Business Software im Paket. Sie sind für Kleinunternehmen und Start-ups oftmals ausreichend.

Eine Alternative dazu ist eine webbasierte Lösung, die lediglich einen Internetzugang und den Abschluss eines Abonnements erfordert. Preislich beläuft sich ein Abo auf eine Monatsgebühr von 10€ bis 550€, wohingegen eine Software im Einzelkauf für 200€ erworben werden kann. Insbesondere Großunternehmen sollten auf eine leistungsstarke Software setzen, die große Datenmengen handhaben kann.

Fazit » Effektive Bestandsverwaltung

Verliere nicht den Überblick über Deine Bestände, sondern nutze eine hilfreiche Methode oder Software für eine effektive Bestandsverwaltung. Nutze Lagerflächen sinnvoller, vermeide Engpässe und habe nie wieder das Gefühl, dass der Versandhandel langsam aus dem Ruder läuft. Automatisiere und standardisiere Deine Arbeits- und Versandprozesse, um kostbare Zeit für wichtigere Dinge nutzen zu können. Du bist technikaffin und nutzt gerne digitale Softwarelösungen für die unternehmerischen Prozesse und Betriebsabläufe? Dann solltest Du Dir eine leistungsstarke und professionelle Software für die Bestandsverwaltung kaufen.  

  • Die Bestandsverwaltung-Software optimiert Deinen Lagerbestand, um einen konstanten Bestand und kurze Lieferzeiten zu gewährleisten.
  • Sie hilft Dir die richtigen Produkte und Materialien schnell und unkompliziert einzukaufen.
  • Sie verwaltet alle Bestände – sogar an vielen verschiedenen Standorten.

Du hast bereits die optimale Softwarelösung für Deine Bestandsverwaltung gefunden? Dir fehlt aber noch das nötige Kapital für den Warenbestand, Lagerkosten und weitere Ausgaben? Dann schau Dir doch einmal unsere P2P Kreditangebote zu attraktiven Konditionen an! Da herkömmliche Banken diese Versorgungslücke für Unternehmensgründer meist aufgrund fehlender Sicherheiten nicht decken möchte, hat sich Bitbond auf die Vermittlung von Privatkrediten für Kleinunternehmer spezialisiert. Wir können Dir mit Sicherheit helfen, diesen finanziellen Engpass zu überbrücken – bankenlos, und unbürokratisch!

Sofort-Finanzierung für Ihr Unternehmen

Bitbond ist der erste BaFin lizensierte und global aktive Darlehensvermittler Deutschlands. Als Unternehmer erhalten Sie eine Sofortfinanzierung, um Engpässe zu überwinden und schnelle Investitionen zu tätigen.
Was uns auszeichnet:
  • einfache Bewerbung
  • Kreditgenehmigung in weniger als 24 Stunden
  • Top up and stretch loans available
JETZT ANFRAGEN
Erhalten Sie die neuesten Bitbond Artikel direkt in Ihre Inbox!
Mehr Artikel
Sofort-Finanzierung
für Ihr Unternehmen
JETZT ANFRAGEN